Weer lekker écht vergaderen!

Lange vergaderingen zijn vaak niet productief. Ik ben van de max. 2-uur-bijeenkomsten vanwege dreigende concentratievermindering. Hierdoor loop je het gevaar geen goede besluiten meer te nemen. Wellicht heeft u iets aan deze tips van een ervaren voorzitter.

Alhoewel ik dus niet tot de echte vergadertijgers behoor, vind ik het wél fijn dat we aan het einde komen van het Zoom-, Meet-, Teams-, Skype- en Facetime-vergadertijdperk en we weer op een echte (in mijn ogen veel effectievere) manier kunnen vergaderen. En dus ook  beslissen over beleid, strategie, winstgevendheid, investeringen en mensen. Kortom; alle belangrijke zaken van het echte ondernemen met geconcentreerd meters maken. Offline óf online vergaderen heeft veel impact op de kwaliteit van de besluitvorming, is mijn overtuigende mening.

Vergaderen en beslissen; dat is echt iets anders dan samen een paar plaatjes of statistiekjes op een scherm laten zien. En wat te denken van de voortdurende ruis, galm en gekraak op de lijn? Of ingelogde deelnemers, bijna onzichtbaar, die zich niet laten horen en er kennelijk ook niet bij betrokken (willen) worden? Geluid even uit wil voor mij zeggen; ’thuis druk bezig de kinderen rustig te houden’. Schermpje leeg, kennelijk even koffie zetten in plaats van samen gestructureerd tot beslissingen komen die de toekomst van je bedrijf kunnen bepalen. Deze vorm van overleg-communicatie leidt er, in ieder geval bij mij toe, dat ik veel signalen mis van mijn vergader-collega’s.

Voorzitter
Door omstandigheden ben ik vaak voorzitter (geweest). Als je als ‘baas’ deelneemt beïnvloedt dat namelijk bijna altijd de dynamiek. Deelnemers gaan immers altijd naar jou kijken. Ik heb dus voor mezelf een straf regime ontwikkelt om vergaderingen maximaal effectief plaats te laten vinden. Wat houdt dat voor mij in? Wat is mijn tactiek? Kan die tactiek in dit ‘post-videoconferencing-tijdperk’ ook voor u werken?

 

 

Enkele tips
U zou de volgende tips van mijn kant eens kunnen uitproberen:

• Altijd strak op tijd beginnen. Spreek af dat  iedereen een kwartier vóór aanvang al aanwezig is voor de social talk. Deze informele kwartiertjes zijn overigens wel van belang voor een goed resultaat.
• Telefoon qua geluid uit, maar ook niet zichtbaar. Dus van tafel. Gewoon opbergen, dan leidt het ook niet af! Scherm van de laptop neergeklapt tenzij natuurlijk het onderwerp anders eist.
• Ik bepaal altijd zelf als voorzitter de volgorde van de ingebrachte of noodzakelijke agendapunten. Een goede volgorde levert de juiste resultaten. Werk de simpele zaken als eerste af zodat daarna de heikele punten voldoende tijd en aandacht krijgen. Spreek van te voren altijd de gezamenlijke 100% stoptijd af.
• Notulen maken. Een goede secretaris schrijft op wat er gezegd had moeten worden. Prima. Maar ter voorkoming van misverstanden moeten die notulen de dag na de vergadering in concept klaar zijn. Ik als voorzitter bekijk ze  (en zo nodig pas ik ze aan) vóórdat ik ze laat verzenden. Met altijd de voetnoot erbij dat diegene die fouten constateert zich even bij mij moeten melden en dat als ik binnen 2 dagen niets gehoord heb, ik ze door alle deelnemers als akkoord beschouw. Een ieder heeft op deze manier nog actieve herinneringen.
• Ik start overigens nooit met het behandelen van de notulen van de vorige bijeenkomst, dat doe ik aan het einde. Dus inclusief mijn bovengenoemde notulen-procedure als verantwoordelijke voorzitter voor de juiste notulen (en dus niet de secretaris). Door het zo te doen wordt het bijna altijd een hamerpunt. Doe je het zo niet dan start je iedere keer met het overdoen van de vorige vergadering. Ik vind overigens dat een voorzitter na het definitief vaststellen dus 100% verantwoordelijk gehouden kan worden dat juist is vastgelegd wat er in die bijeenkomst be- en afgesproken is. Actieve herinneringen hoeft dus voor mij niet…zie de notulen.
• Zorg na een uur voor iets te bikken (gebak/broodjes/ of nog beter worstenbroodjes, mijn favoriet). Honger doet de concentratie verminderen. Een volle buik brengt rust én doet mensen vaak makkelijker over tegenstellingen stappen. Een plaspauze behoort ook bij de noodzakelijkheden voor een goede vergadering.
• De meeste mensen zitten op een ei. Daarmee bedoel ik; ze willen een punt maken. Dat geeft bijna altijd concentratieproblemen en onrust. Oplossing; eerste agendapunt daarom altijd een ‘rondje langs de velden’. Wie wil iets kwijt wat niet op de agenda staat? Waarmee iedereen die dat wil dus voldoende aandacht krijgt en zijn/haar punt kan maken. Het gevolg is dat de onrust weg is. Daardoor ontstaat vervolgens betere concentratie op de agenda. Maar hou ook rekening met het feit dat mensen vaak de neiging hebben om problemen in vergaderingen neer te leggen zonder dat ze eerst gedacht hebben om zelf met een paar oplossingen te komen.
• De voorzitter zit altijd op de kop van de tafel zodat hij iedereen kan zien. Zorg dat de andere deelnemers niet op vaste plekken gaan zitten (coalitie vorming!) maar wissel dit af. Let op lichaamshouding, mimiek, seinen en fluisteren. Spreek daar de betrokken deelnemer direct, dus openbaar en publiek binnen de vergadering, op aan.
• Mondelinge stemmingen zijn beïnvloedbaar. De start- en finish-volgorde bij stemmingen zijn belangrijk voor de uitkomst en daarmee manipulatief. Wissel de stemvolgorde dus af. Veel mensen stemmen politiek en durven niet tegen krachtpatsers op te komen. Zorg dat die krachtpatsers aan het einde stemmen. Pas dan hoor je van een ieder de eerlijke meningen.
  

 

 

• Ik eindig een vergadering altijd met eerste rondvraag en een tweede rondvraag. Tenslotte vraag ik ook nog altijd nadrukkelijk als slotwoord of iemand nog ergens op terug wil komen. Zodoende heeft echt iedere deelnemer alle kansen gekregen.

Offline
Heerlijk dat live vergaderen. Ongetwijfeld zult u nu denken; “Hij is er nogal straf in.” Inderdaad, ben ik geworden. Als je per ongeluk vergeet iemand voor een beleidsvergadering uit te nodigen dan zijn de rapen gaar en ontstaat frustratie. ‘Men’ is er graag bij, maar van ‘men’ verwacht ik ook deelname en opperste concentratie. Het gaat niet over het organiseren van de buurtbarbeque. Maar over het beheer en inzetten van middelen, die vaak door een ander (de aandeelhouders of de banken), beschikbaar worden gesteld en dat moet in mijn ogen op verantwoorde wijze gebeuren. Het gaat ook over mensen, ook zij mogen van hun leidinggevenden verwachten dat met hen zorgvuldig wordt omgegaan. Daarbij is de voorzitter niet degene met de belangrijkste inbreng, maar de architect van het besluitvormingsproces. Je moet als voorzitter dus zorgen dat het overlegproces zo is ingericht dat dialoog en uiteenlopend meningen tot hun recht komen zodat er professioneel besloten kan worden.

Zoals al in een eerdere blog aangegeven begrijpt u dat ik thuiswerken het begin van maximale vervreemding van je bedrijf vind. Zeker geen tool om je bedrijf succesvol te laten blijven. Werken op kantoor is niet alleen makkelijker maar voedt ook de saamhorigheid, de teamopbouw, de verbinding en de creativiteit.

Werk en privé balans
Het is een modekreet dat er ‘een betere balans tussen werken en privé’ moet zijn. Weg ermee. Ik kan best aardig balanslezen, maar als er 7 x 24 uur in een week zitten (dus 168 uur) en je werkt er 40 uur van dan is er van balans inderdaad geen sprake. Dat is ongeveer 25% staat tot 75%. Onbalans!
Ik schat in dat zeker 80% van je succes als ondernemer wordt bepaald door je gezicht te laten zien. Daar moet je dan wel de kans voor krijgen. Dat geldt natuurlijk ook voor medewerkers!