ICT

Veel bedrijven kenmerken zich onder andere door een ’meten is weten’-cultuur. Stel je hebt bijvoorbeeld 100 m/v aan het werk op een aantal locaties in Nederland, dan is controle en beoordelen aan de hand van feiten en cijfers een zeer noodzakelijk iets. Door de wet van de grote getallen lopen zaken heel snel uit de hand of hebben veel meer impact dan je oppervlakkig, zonder de exacte feiten te kennen, zou veronderstellen.

Stel dat van die 100 m/v er 50 e-mailgebruikers zijn die intern elkaar ‘bemailen’. Deze mensen versturen/ontvangen gemiddeld zo’n 20 mailtjes per dag. Dat zijn per dag dus al 1.000 interne e-mails. De gemiddelde lees-/verwerkings-/afwerktijd schatten we momenteel in op één minuut. 1.000 x één minuut is 16,7 uur per dag ofwel 2 fulltime krachten die dus eigenlijk, fulltime, alleen maar bezig zijn met e-mailen!

Levert dit nu echt wat op of is het een nieuwe communicatievorm, ontstaan als gevolg van nieuwe technieken, gekoppeld aan een hoog druk, druk, druk-imago gehalte, in plaats van slimme, efficiënte noodzaak? Vandaar dat je het fenomeen e-mailen toch moet bijsturen . Enkele tips:

• Verstuur géén e-mailbericht als emoties spelen: bel! Papier legt zaken vaak veel scherper vast dan een gesprek met intonaties en nuances.
• E-mails hebben de neiging om steeds meer af te gaan wijken van het ’houdt het kort en bondig’-principe.
• Vroeger, in de tijd voordat we e-mail hadden, had men de discipline om één of twee keer per dag zijn post af te werken. Tegenwoordig schijnt iedereen zich de hele dag te moeten storten op het direct afwerken van ieder binnenkomend e-mailbericht.
• De cc-tjes ofwel ’for all’-knop verbieden in alle e-mailmogelijkheden. 100 cc-tjes of méér zijn tegenwoordig met één druk op de knop te verzenden. Veel cc-tjes zijn vaak een groot gebrek aan zelfbeheersing van de verzender.
• Minimaliseer zo veel mogelijk de bijlagen bij e-mailberichten.

Vroeger had iedereen een goede secretaresse nodig om als een speer een correct verzorgde brief uit te typen. Nu zit iedereen van hoog tot laag weer met twee vingers een slordig berichtje te typen. Een belangrijke stap terug dus.

C(r)ommunicatie
Natuurlijk is het zo dat e-mailverkeer ook veel voordelen kan hebben. Belangrijk is dat dit fenomeen echt nut heeft en houdt! Wildgroei leidt mijns inziens tot oncontroleerbare c(r)ommunicatie en gedrag. Uit een eerste intern onderzoek blijkt, dat meer dan 50 procent van de verzonden mailberichten overbodig, irrelevant of gemakzuchtig genoemd mag worden.

Zowel in de verslavingszorg als in de automatisering spreekt men van ‘gebruikers’. Dat kan geen toeval zijn.

Grote organisaties die afhankelijk zijn van ICT , doen er verstandig aan te investeren in een eigen kleine club mensen die qua techniek alles begrijpt en die je als directie goed kan adviseren. De meeste bedrijven investeren echter in consultants: HARTSTIKKE FOUT.