Weer lekker écht vergaderen!
Lange vergaderingen zijn vaak niet productief. Ik ben van de max. 2-uur-bijeenkomsten vanwege dreigende concentratievermindering. Hierdoor loop je het gevaar geen goede besluiten meer te nemen. Wellicht heeft u iets aan deze tips van een ervaren voorzitter.
Alhoewel ik dus niet tot de echte vergadertijgers behoor, vind ik het wél fijn dat we aan het einde komen van het Zoom-, Meet-, Teams-, Skype- en Facetime-vergadertijdperk en we weer op een echte (in mijn ogen veel effectievere) manier kunnen vergaderen. En dus ook beslissen over beleid, strategie, winstgevendheid, investeringen en mensen. Kortom; alle belangrijke zaken van het echte ondernemen met geconcentreerd meters maken. Offline óf online vergaderen heeft veel impact op de kwaliteit van de besluitvorming, is mijn overtuigende mening.
Vergaderen en beslissen; dat is echt iets anders dan samen een paar plaatjes of statistiekjes op een scherm laten zien. En wat te denken van de voortdurende ruis, galm en gekraak op de lijn? Of ingelogde deelnemers, bijna onzichtbaar, die zich niet laten horen en er kennelijk ook niet bij betrokken (willen) worden? Geluid even uit wil voor mij zeggen; ’thuis druk bezig de kinderen rustig te houden’. Schermpje leeg, kennelijk even koffie zetten in plaats van samen gestructureerd tot beslissingen komen die de toekomst van je bedrijf kunnen bepalen. Deze vorm van overleg-communicatie leidt er, in ieder geval bij mij toe, dat ik veel signalen mis van mijn vergader-collega’s.
Voorzitter
Door omstandigheden ben ik vaak voorzitter (geweest). Als je als ‘baas’ deelneemt beïnvloedt dat namelijk bijna altijd de dynamiek. Deelnemers gaan immers altijd naar jou kijken. Ik heb dus voor mezelf een straf regime ontwikkelt om vergaderingen maximaal effectief plaats te laten vinden. Wat houdt dat voor mij in? Wat is mijn tactiek? Kan die tactiek in dit ‘post-videoconferencing-tijdperk’ ook voor u werken?
Enkele tips
U zou de volgende tips van mijn kant eens kunnen uitproberen:
- Altijd strak op tijd beginnen. Spreek af dat iedereen een kwartier vóór aanvang al aanwezig is voor de social talk. Deze informele kwartiertjes zijn overigens wel van belang voor een goed resultaat.
- Telefoon qua geluid uit, maar ook niet zichtbaar. Dus
…